企業(yè)圖文檔管理軟件背景

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的普及和發(fā)展，無(wú)論是一個(gè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)主導(dǎo)型企業(yè)，還是政府機(jī)關(guān)抑或是一個(gè)外貿(mào)型公司。每天都會(huì)有各種應(yīng)用系統(tǒng)在產(chǎn)生大量的電子文檔，如設(shè)計(jì)圖紙、 銷(xiāo)售訂單，合同文本，法律法規(guī)或政府公告等等。 如何利用、管理種類(lèi)日趨繁多的電子文檔已成為如何提升企業(yè)管理績(jī)效的一大課題。 因?yàn)閷?duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)這些都是他們的工作成果和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是企業(yè)的寶貴財(cái)富。

其實(shí)，絕大部分企業(yè)不管是否有很強(qiáng)的文檔集中分享的意識(shí)，都或多或少地在做文檔集中共享的相關(guān)工作。比如：有的公司采用FTP服務(wù)器作為企業(yè)的文檔存放空間；有的企業(yè)在內(nèi)網(wǎng)用一臺(tái)windows服務(wù)器做文件共享等等。這些都或多或少的給企業(yè)員工在共享、存放上帶來(lái)了一定的效果，但是從易用性，安全性來(lái)來(lái)說(shuō)還是不夠的。

文檔管理系統(tǒng)需求分析

企事業(yè)單位內(nèi)部存在大量傳統(tǒng)的普通臺(tái)式機(jī)和筆記本電腦，員工日常的工作、研發(fā)、生產(chǎn)資料和數(shù)據(jù)就存儲(chǔ)在這些傳統(tǒng)的設(shè)備中。在資料共享和資料傳輸方面主要采用windows 自身的目錄共享來(lái)完成。

而最近爆發(fā)勒索病毒是通過(guò)windows的目錄共享的漏洞才能進(jìn)行攻擊的。（”勒索病毒”此次事件有一個(gè)特征，在無(wú)需用戶任何操作的情況下，勒索軟件即可掃描開(kāi)放445文件共享端口的Windows機(jī)器，植入惡意程序，將電腦中的文件加密，只有支付黑客所要求贖金后，才能解密恢復(fù)。）

為此企事業(yè)單位非常需要一個(gè)：

1）國(guó)產(chǎn)軟件

2）采用更高安全機(jī)制的文件共享解決方案

推薦使用Mobox享存作為應(yīng)對(duì)解決方案。享存企業(yè)文檔柜管理使用網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù)（不采用windows目錄共享機(jī)制，從而繞開(kāi)了445端口），可以快速便捷的在企業(yè)的任何有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的地點(diǎn)上傳下載工作資料和數(shù)據(jù)文件。這樣不僅將整個(gè)企業(yè)的文件資料做到了統(tǒng)一集中化管理，減少了文件資料占用的存儲(chǔ)介質(zhì)空間，降低了文件在傳遞過(guò)程中感染病毒木馬的風(fēng)險(xiǎn)，而且實(shí)現(xiàn)了企業(yè)辦公的“隨時(shí)隨地”化，極大的提升了企業(yè)員工的工作效率，同時(shí)改善了員工的辦公體驗(yàn)。

3）提供完善分級(jí)分權(quán)的文檔管理功能

系統(tǒng)分3級(jí)：（系統(tǒng)管理員）-》可以授權(quán)給（文檔柜管理員）-》可以授權(quán)給（文件夾管理員）。實(shí)現(xiàn)集團(tuán)與分子公司間組織架構(gòu)和職能既集中又能實(shí)現(xiàn)分權(quán)管理。

權(quán)限指定給（個(gè)人）、（角色）、（部門(mén)）、（單位）：可見(jiàn)、可展開(kāi)目錄、瀏覽，上傳、下載、修改 等，完美的覆蓋各種權(quán)限需求

圖文檔管理系統(tǒng)的架構(gòu)

構(gòu)建安全的企業(yè)文檔存儲(chǔ)管理解決方案

將分散在個(gè)人機(jī)器上的文件有序集中網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)異地存儲(chǔ)備份

實(shí)現(xiàn)文件分享、協(xié)同編輯、及歸檔文件按權(quán)限上傳或下載

圖文檔管理軟件技術(shù)特定

高性能的文件服務(wù)

• • 支持?jǐn)帱c(diǎn)續(xù)傳
  • 文件高速上傳及下載
  • 支持秒傳
  • 文件支持去冗余存儲(chǔ)技術(shù)

文件支持批量上傳后或下載

常用文件瀏覽（office系列、pdf、圖片、txt等）

可以與其即時(shí)通AM無(wú)縫集成

文件支持引用的方式加入文件夾

文檔支持在線編輯

文檔支持版本管理

支持文檔成套管理

圖文檔管理系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)

個(gè)人、部門(mén)、單位文檔分層次管理

文檔分個(gè)人、部門(mén)、單位文檔進(jìn)行管理也是出于安全上的考慮，特別是部門(mén)文檔，采用部門(mén)網(wǎng)盤(pán)進(jìn)行管理，同部門(mén)的人員缺省擁有訪問(wèn)權(quán)限，這是一種非常便捷的安全管控措施，不需要系統(tǒng)管理人員做太多的設(shè)置，在人員模型中只要把新增人員加入這個(gè)部門(mén)，那么這個(gè)部門(mén)的文檔就向新成員開(kāi)放

• • 文檔中心
  • 部門(mén)共享
  • 個(gè)人文檔

文檔中心

文檔中心保存的是公司的一些基礎(chǔ)性文檔，如公司的管理制度，各種管理表單，技術(shù)基準(zhǔn)等非常通用性的文檔，如果沒(méi)有進(jìn)行特別的權(quán)限設(shè)置理論上單位網(wǎng)盤(pán)中的文檔對(duì)全體成員開(kāi)放。

部門(mén)共享

部門(mén)共享保存某一個(gè)部門(mén)的文檔， 這些文檔的特點(diǎn)是專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)，在部門(mén)內(nèi)屬于大家都需要了解的文檔，如果沒(méi)有進(jìn)行特別的權(quán)限設(shè)置理論上部門(mén)網(wǎng)盤(pán)中的文檔對(duì)部門(mén)中的全體成員開(kāi)放。

個(gè)人文檔

個(gè)人網(wǎng)盤(pán)是保存?zhèn)€人文檔的地方，這部分文檔是私密的，只有網(wǎng)盤(pán)的所有者才有權(quán)訪問(wèn)，其他任何人無(wú)法查詢、瀏覽、下載其他人網(wǎng)盤(pán)里的文檔，只有個(gè)人文檔的所有者通過(guò)共享這樣的方法才能把個(gè)人文檔共享給他人

Mobox個(gè)人文檔定位企業(yè)網(wǎng)盤(pán)功能，我們Mobox（基礎(chǔ)版，30用戶是免費(fèi)的）

關(guān)于網(wǎng)盤(pán)功能參考：http://www.dazhanpaper.com/1710/

圖文檔系統(tǒng)的安全性

mobox對(duì)文檔的安全性有以下幾個(gè)方面考慮：

• 存儲(chǔ)的安全
• 傳輸過(guò)程的安全
• 使用過(guò)程的安全

存儲(chǔ)的安全

存儲(chǔ)安全是指文件本身保存在服務(wù)器上的安全性，目前文件本身存儲(chǔ)的安全主要由硬件來(lái)解決，比如采用RAID磁盤(pán)陣列的文件存儲(chǔ)服務(wù)器進(jìn)行文件存儲(chǔ)。因?yàn)閙obox目前采用的私有部署方式（即有企業(yè)自己構(gòu)建文件服務(wù)器），因此這方面的安全性主要有企業(yè)自身來(lái)承擔(dān)，開(kāi)合信息只是提供一些建議和指導(dǎo)。

另外，考慮到有些大型企業(yè)會(huì)把數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)維這樣的一些工作外包給第三方公司，因此可以設(shè)置對(duì)一些特殊的文件進(jìn)行服務(wù)器端加密保存，這樣數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)維人員也無(wú)法破解服務(wù)器保存的文件。

傳輸過(guò)程的安全

和很多文檔管理系統(tǒng)不同，mobox沒(méi)有采用FTP作為文件服務(wù)器，而是自己開(kāi)發(fā)了一個(gè)專(zhuān)屬的文件服務(wù)器，支持SSL加密傳輸，在傳輸過(guò)程中傳輸端采用對(duì)稱(chēng)加密算法、和哈希函數(shù)，??采用對(duì)稱(chēng)加密算法（密鑰稱(chēng)之為會(huì)話密鑰）對(duì)傳輸信息進(jìn)行加密得到密文，確保傳輸信息的保密性；采用哈希函數(shù)（生成文件摘要）確保傳輸信息的完整性。

使用過(guò)程中的安全

使用過(guò)程中的安全是mobox文檔管理系統(tǒng)中安全的核心，具體采取了以下這些措施：

• • 人員設(shè)定涉密等級(jí)
  • 分個(gè)人、部門(mén)、單位設(shè)置文檔的管理層次結(jié)構(gòu)
  • 部門(mén)、單位網(wǎng)盤(pán)可以限制某些人員的訪問(wèn)權(quán)限
  • 日志記錄
  • 文檔瀏覽采用流媒體方式進(jìn)行瀏覽
  • 瀏覽、下載可設(shè)定審核流程
  • 報(bào)廢文檔處理
  • 預(yù)歸檔機(jī)制
  • 版本管理
  • 回收箱機(jī)制

安全性-涉密等級(jí)

在mobox文檔管理系統(tǒng)中人員可以設(shè)置涉密等級(jí)，人員可以根據(jù)系統(tǒng)的設(shè)置分為以下5個(gè)涉密等級(jí)：

• • 非密 \ 社外密 \ 秘密 \ 機(jī)密 \ 絕密

安全性-分個(gè)人、部門(mén)、單位分層次管理

文檔分個(gè)人、部門(mén)、單位文檔進(jìn)行管理也是出于安全上的考慮，特別是部門(mén)文檔，采用部門(mén)網(wǎng)盤(pán)進(jìn)行管理，同部門(mén)的人員缺省擁有訪問(wèn)權(quán)限，這是一種非常便捷的安全管控措施，不需要系統(tǒng)管理人員做太多的設(shè)置，在人員模型中只要把新增人員加入這個(gè)部門(mén)，那么這個(gè)部門(mén)的文檔就向新成員開(kāi)放

安全性-分級(jí)分為權(quán)限管理

單位或部門(mén)網(wǎng)盤(pán)可以設(shè)置有些目錄只允許部門(mén)某些人瀏覽、或者設(shè)置只能瀏覽不能進(jìn)行修改、上傳，這些設(shè)置均用目錄的訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置來(lái)完成，如下圖所示的是目錄的訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置。

權(quán)限：可見(jiàn)、上傳、下載、瀏覽、編輯、管理員

獲取，目錄管理員權(quán)限的人，可以對(duì)自己管理的目錄，進(jìn)行下一級(jí)的權(quán)限分配

這樣就是實(shí)現(xiàn)文檔的 分級(jí)分權(quán)管理

安全性-文件操作日志

在文檔管理系統(tǒng)中任何人對(duì)文檔進(jìn)行了任何操作均會(huì)留下痕跡，下圖是文檔瀏覽日志示例，在文檔管理系統(tǒng)中點(diǎn)開(kāi)一個(gè)文檔進(jìn)行瀏覽時(shí)可以在頁(yè)面的右邊欄里查看該文檔的所有操作日志

安全性-版本管理

版本管理是一個(gè)非常重要的功能，在文檔中心及部門(mén)共享內(nèi)，文檔柜里面同名文件多次上傳后會(huì)產(chǎn)生版本，可以設(shè)置哪個(gè)版本為有效版本 ，可以按需下載歷史版本

支持對(duì)項(xiàng)目過(guò)程文檔管理功能

項(xiàng)目文檔管理是項(xiàng)目管理中非常重要而基礎(chǔ)的一環(huán)，存在于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期之中。如果一個(gè)項(xiàng)目缺乏文檔管理，那么它也就不是一個(gè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目。文檔管理在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中占有十分重要的地位和相當(dāng)大的工作量，高質(zhì)量、高效率的收集、歸納、分享、管理和保護(hù)項(xiàng)目文檔，對(duì)于提高項(xiàng)目管理水平和項(xiàng)目質(zhì)量有極其重要的意義

1）可以通過(guò)項(xiàng)目模板生成項(xiàng)目結(jié)構(gòu)樹(shù)（項(xiàng)目模板可以在excel上編輯好，之后進(jìn)行導(dǎo)入)

2）可以設(shè)置項(xiàng)目個(gè)節(jié)點(diǎn)完成狀態(tài)

 

總結(jié)：

Mobox免費(fèi)的企業(yè)圖文檔管理軟件（EDM），5用戶免費(fèi)，需要可以加（微信）13805711962。加好友的時(shí)候 請(qǐng)注明你單位名稱(chēng)、聯(lián)系人等信息

 

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服務(wù)端部署要求：

1）操作系統(tǒng)：Win2008R2、Win2012R2、Win2016 或更高

2）數(shù)據(jù)庫(kù)：SQLserver2008R2 或更高

3）客戶端：Win7、Win10、Win11

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